履歴書送り方郵便で送付する際の基本と注意点

INDEX

履歴書送り方郵便で送付する際の基本
履歴書送り方郵便でのマナーと具体的な手順

履歴書送り方郵便で送付する際の基本

履歴書を送付するには郵送が一番適切です。特に、履歴書や職務経歴書は、採用担当者の第一印象を左右しかねない大切な書類です。単なる送付と考えず、確実に企業の担当者の手元に届け、さらに好印象を与えたいものです。

普通に届いて当たり前ですが、履歴書の郵便での送り方も合否に関わる場合があることを知っておくべきでしょう。

そこで本記事では、封筒の選び方、切手の貼り方や、表書き、発送前の最終チェックまで、郵送時に押さえておくべき基本的なポイントを詳しく解説します。これらのポイントを踏まえ、履歴書を確実にかつ丁寧に送付し、悪印象を与えない方法を学びましょう。

この記事のポイント

履歴書を郵送する際の正しい準備とチェックポイント
履歴書を郵送するための封筒の選び方とサイズの注意点
切手の貼り方と適切な金額の確認方法
宛名の正確な書き方と封筒への記載方法
発送前に郵便局で確認すべき最終チェック項目

履歴書を郵送する際の準備チェックリスト

履歴書を郵送する際、細かな準備が求められます。まず、ミスを避けるためにチェックリストを活用することが大切です。履歴書は応募先企業に対する第一印象を左右するため、以下の点をしっかり確認しましょう。

履歴書の内容確認
記載した内容に誤字脱字がないか、日付や住所、氏名などが正しいかを確認してください。また、志望動機や自己PRが応募先企業にマッチしているかも重要です。
書類の印刷品質
履歴書はきれいに印刷されているかを確認します。インクのかすれや余白のバランスが悪い場合は、再印刷を検討しましょう。特に写真の画質が良好であることがポイントです。
必要書類の揃え
履歴書に加え、添付書類（職務経歴書や推薦状など）が必要な場合は、すべて揃っているかを確認してください。それぞれの書類が正しく整頓されていることも重要です。
クリアファイルに入れる
書類が折れたり、汚れたりしないように、クリアファイルに履歴書を入れましょう。この小さな手間が、きちんとした印象を与えることができます。
封筒に宛名を記入
封筒の宛名は手書きで丁寧に書きましょう。企業名や担当者名、部署名に間違いがないかも必ず確認してください。
切手の貼付
郵送には適切な金額の切手を貼ることが必要です。重さによっては追加料金が必要な場合もあるため、郵便局で確認するのが安心です。

注意！2024年10月から郵便料金が値上げされます。10月以降に送付される場合は必ず確認して、不着とならないよう、企業に負担を掛けないように注意しましょう！

要チェック！郵便料金が値上げされます（変更日：2024/10/1）
履歴書の送付（定形外郵便）
50ｇ以内：￥120 →　変更後￥140
100g以内：￥140 →　変更後￥180

郵送前に最終確認
すべての準備が整ったら、もう一度全体を見直して、漏れがないかを確認します。

まとめ:

履歴書の内容確認
書類の印刷品質
必要書類の揃え
クリアファイルに入れる
封筒に宛名を記入
切手の貼付
郵送前に最終確認

封筒の選び方とサイズの注意点

履歴書を郵送する際、封筒の選び方にも注意が必要です。適切な封筒を選ぶことで、履歴書が丁寧に扱われ、印象を良くすることができます。

サイズの選択
一般的には、A4サイズの履歴書を折らずに送れる「角形2号」封筒が推奨されます。履歴書を折ると、読みにくくなり、企業に悪印象を与えることがあります。適切なサイズの封筒を選ぶことは重要です。
封筒の色
封筒の色は白または茶色が一般的です。特に、白い封筒はよりフォーマルで清潔な印象を与えます。一方で、茶色は多少の汚れが目立ちにくいという利点があります。
封筒の材質
厚手の封筒を選ぶことで、郵送中に履歴書が折れ曲がったり、破れたりするリスクを減らせます。また、しっかりとした材質の封筒は信頼感を高めます。
封筒の閉じ方
封筒はしっかりと閉じることが重要です。封をした後には、「〆」印や、のりやシールを使用して開封されないように工夫しましょう。また、のりの使い過ぎにも注意が必要です。
封筒の厚さ制限
郵便料金に影響するため、封筒に入れる書類の厚さにも注意が必要です。厚すぎると追加料金がかかる場合があるため、郵送前に郵便局で確認するのが安心です。

まとめ:

封筒サイズは「角形2号」を選ぶ
色は白か茶色が基本
厚手の封筒を使用
封筒はしっかり閉じる
厚さ制限に注意

このように、封筒の選び方やサイズの注意点を押さえることで、履歴書が企業に適切に届くようにしましょう。

切手の貼り方と金額の確認方法

履歴書を郵送する際には、切手の貼り方と金額の確認が非常に重要です。適切な金額の切手を貼らなければ、不足していた場合、相手に届かない可能性や受取人に負担をかけることがあります。

切手の貼り方
切手は封筒の右上にまっすぐ貼りましょう。斜めに貼ったり、重ねて貼ると、不格好になり印象を損なう可能性があります。また、必要な金額が複数枚の切手になる場合は、封筒のバランスを考慮して配置することが大切です。
金額の確認方法
郵便物の重量によって必要な切手の金額が異なります。まずは、履歴書やその他の書類をすべて封筒に入れた状態で、郵便局に持ち込みましょう。そこで正確な重量を測定し、必要な金額を確認してください。もし、近くに郵便局がない場合は、家庭用の秤を使って重さを測定し、日本郵便の公式サイトなどで料金表を確認することも可能です。
切手の選び方
可能であれば、1枚で必要な金額をカバーできる切手を使用するのが望ましいです。しかし、切手の在庫状況により複数枚の切手が必要な場合があります。その際は、デザインや配置に注意して、できるだけ整然とした見た目を保つよう心がけましょう。
不足が起こった場合の対策
万が一、切手が不足してしまった場合、差出人に郵便物が返送されるか、受取人が不足分を支払うことになります。これを避けるためにも、必ず郵便局で確認するか、余裕を持った金額の切手を貼ることをおすすめします。

まとめ:

切手は封筒の右上にまっすぐ貼る
郵便局で重量を測定し、正確な金額を確認する
必要な金額の切手が複数枚の場合は、バランスを考えて配置
不足がないように、事前に金額を確認し、余裕を持たせる

宛名の書き方：正確さが重要なポイント

履歴書を郵送する際の宛名書きは、相手に確実に届くために非常に重要です。正確さを欠くと、届かなかったり、企業に失礼にあたる可能性があります。

企業名と担当者名
まず、企業名は正式名称で正確に記載します。略称や俗称は避けましょう。また、企業名が株式会社や有限会社の場合、これらも正式名称の一部として省略せずに書くことが求められます。さらに、担当者名がわかっている場合は、「〇〇部〇〇様」と明記することで、確実に該当部署に届くようにします。
宛名の書き方の配置
封筒の表面には、中央に宛名を配置します。企業名や担当者名を大きめの文字で書き、見やすくすることが大切です。特に、個人名や部署名が長い場合でも、バランスを保ちながら美しく配置することを心がけます。郵便番号は封筒の左上に、住所は宛名の上に記載します。
差出人情報の記載
封筒の裏面には差出人の名前と住所を記入します。これにより、万が一郵便が返送される場合に、差出人のもとに戻るようになります。差出人情報も、誤字脱字がないように確認し、正確に記載することが重要です。
手書きの重要性
宛名はできるだけ手書きで書くことを推奨します。手書きで書くことで、丁寧さや誠実さを伝えることができます。ただし、字に自信がない場合は、清書用の筆ペンやペンを使って、なるべく美しく書く努力をしましょう。

まとめ:

企業名は正式名称で記載
担当者名がわかっていれば、「〇〇様」と明記
封筒の中央に宛名を配置し、バランスよく書く
差出人情報は封筒の裏面に記載
宛名はできる限り手書きで書く

これらのポイントを押さえて、履歴書が確実にかつ印象よく届くように準備しましょう。

書類の折り方と封入方法

履歴書を郵送する際の折り方や封入方法は、相手に良い印象を与えるために非常に重要です。折り方が雑だったり、封筒に入れた際に書類がシワになってしまうと、プロフェッショナルな印象を損なう恐れがあります。

履歴書の標準的な折り方
一般的に、A4サイズの履歴書を三つ折りにして長形3号の封筒に封入することが多いです。三つ折りにする際は、まず履歴書を横向きにし、下1/3を折り上げ、その後、上1/3を折り下げます。こうすることで、履歴書が封筒にぴったり収まり、シワになりにくくなります。
封筒への封入方法
折り目が上向きになるように、履歴書を封筒に入れます。これにより、相手が封筒を開けたときに履歴書の内容がすぐに確認できる状態になります。また、書類が封筒にスムーズに収まるよう、封筒のサイズに対して過度に書類を詰め込まないように注意しましょう。
封筒の閉じ方
封筒に書類を入れた後、封をする際には「のり」を使ってしっかりと閉じましょう。さらに、封筒の封を閉じた部分に「〆」を書くことで、封が開けられていないことを示します。これは、書類が正式であることを表すためのマナーでもあります。
その他の注意点
書類の折り目が汚れないよう、作業前に手を清潔にしておくことが重要です。また、封筒に入れる際に履歴書が破れないよう、慎重に扱うことが求められます。

まとめ:

履歴書は三つ折りにして封筒に入れる
折り目が上向きになるように封入
封筒は「のり」でしっかりと封をし、「〆」マークを記入
書類を入れる前に手を清潔にし、書類を慎重に扱う

同封する他の書類がある場合の注意点

履歴書に加えて他の書類を同封する場合、注意すべきポイントがいくつかあります。これらを無視すると、書類が混在してしまい、受取人に混乱を与える可能性があります。

書類の順番
複数の書類を同封する場合、どの書類が一番上に来るかを考慮する必要があります。通常、最も重要な書類である履歴書を一番上にし、その下に職務経歴書や志望動機書などを順番に重ねます。この順番を守ることで、受取人が書類を確認しやすくなります。
クリップやホチキスの使用
書類がバラバラにならないように、クリップやホチキスでまとめることがありますが、使用には注意が必要です。クリップは、書類に跡がつかないように慎重に使い、ホチキスを使う場合は、履歴書など重要な書類に直接留めないようにします。代わりに、付箋などでまとめるのも一つの方法です。
同封書類の確認
封をする前に、必ず同封する書類の内容や枚数を確認しましょう。漏れがあったり、余計な書類を同封してしまうと、企業に対してプロフェッショナルな印象を与えられません。
書類の折り方と封入方法
同封書類が多い場合でも、履歴書を最上に置き、他の書類が履歴書に対してきれいに重なるように折ります。書類の内容によっては、折らずに封入できる大きめの封筒を選ぶのも有効です。

まとめ:

書類は履歴書を最上にし、順番に重ねる
書類のまとめにはクリップやホチキスを使用するが、慎重に扱う
同封書類の内容や枚数を確認する
必要に応じて大きめの封筒を使用する

これらのポイントを押さえて、必要な書類を適切に同封することで、スムーズに企業に届けられるよう準備しましょう。

履歴書送り方郵便でのマナーと具体的な手順

手書きとパソコン作成の履歴書の郵送時の違い

履歴書を郵送する際、手書きとパソコンで作成したものではいくつかの違いが生じます。それぞれの特性に応じた対応を考えることが、企業に好印象を与えるためには重要です。

手書き履歴書の特徴と注意点
手書きの履歴書は、応募者の誠意や個性が伝わりやすい反面、書き損じが発生する可能性があります。手書きの場合、郵送前に以下の点を確認しましょう。
- 清潔さと丁寧さ: 手書きの場合、インクのにじみや手の汚れが付かないように注意します。また、文字の乱れがないかも確認しましょう。
- 修正液の使用を避ける: 書き損じた場合は、修正液を使わずに、新しい履歴書を最初から書き直すことが推奨されます。
パソコン作成履歴書の特徴と注意点
パソコンで作成された履歴書は、整ったレイアウトと読みやすさが特徴です。しかし、印刷時や郵送時に特有の注意点があります。
- プリント品質の確認: プリンタのインクが十分にあり、印字が鮮明であるか確認します。ぼやけた文字やインクのかすれがあると、印象を損なう恐れがあります。
- 紙質の選択: 履歴書に使用する紙は、ある程度の厚みと上質さを持つものを選びましょう。薄すぎる紙は折り目がつきやすく、郵送中に損傷する可能性があります。
郵送時の封筒選び
手書きとパソコン作成のどちらの履歴書を送る場合でも、封筒は適切なサイズと色を選ぶことが重要です。白やクリーム色の無地の封筒が一般的で、履歴書を三つ折りにして入れることができるサイズを選びます。
それぞれの履歴書に適した扱い
手書きの場合、より一層丁寧さを求められるため、封入時の細かな気配りが必要です。パソコン作成の場合、履歴書のレイアウトや紙質の選択が重視されます。

まとめ:

手書きの履歴書は、丁寧さと修正液を使わないことが重要
パソコン作成の履歴書は、プリント品質と紙質に注意
封筒は清潔感のあるものを選ぶ

配達方法の選択：普通郵便、速達、書留

履歴書を郵送する際、適切な配達方法を選ぶことが大切です。配達方法によって、相手に届くまでのスピードや確実性が異なるため、状況に応じた選択をしましょう。

普通郵便
普通郵便は最も一般的な方法で、費用も比較的安価です。ただし、到着までに通常2～3日かかり、配達状況を確認できないため、確実性が求められる場合には注意が必要です。
- メリット: コストが低い
- デメリット: 配達状況が確認できず、到着に時間がかかる
速達
速達は、普通郵便よりも早く相手に届く方法です。急いで書類を送らなければならない場合に有効ですが、普通郵便に比べて費用が高くなります。
- メリット: 通常の郵便よりも早く届く
- デメリット: 費用が高くなる
書留
書留は、配達状況を追跡できるため、重要な書類を確実に届けたい場合に適しています。郵便局員が直接手渡しするため、受取確認ができるのも大きな特徴です。ただし、費用は普通郵便や速達に比べてさらに高くなります。
- メリット: 配達状況が追跡可能で、確実に届けられる
- デメリット: 費用が高い
選択の基準
締め切りが迫っている場合や重要な書類を送る場合は、速達や書留を選ぶことが推奨されます。一方、コストを抑えつつ、時間に余裕がある場合は普通郵便でも問題ありません。

まとめ:

普通郵便: コストを抑えたいが、到着までに余裕がある場合に最適
速達: 急いで届けたい場合に有効
書留: 配達状況を確認したい、確実に届けたい場合に最適

これらの方法を理解して、状況に応じた適切な選択を行いましょう。

履歴書には送付状（添え状）を付けること

履歴書を郵送する際には、必ず送付状（添え状）を同封することが重要です。送付状は、採用担当者に対する挨拶や自己紹介、同封した書類の内容を伝えるためのものであり、応募者のマナーや礼儀を示す機会でもあります。ここでは、送付状の役割と書き方のポイントについて解説します。

送付状の役割
送付状は、単なる挨拶状ではなく、応募書類全体の印象を左右する重要な要素です。具体的には、以下の役割があります。
- 書類の内容を整理する: 送付状には、同封した書類の一覧やそれぞれの簡単な説明を書くことで、採用担当者が書類を整理しやすくなります。
- 応募理由や熱意を伝える: 履歴書だけでは伝えきれない応募理由や自分の熱意を簡潔に伝える場として活用できます。
送付状の書き方
送付状を書く際には、以下のポイントに注意しましょう。
- 形式を守る: 頭語や結語を正しく使い、正式なビジネスレターの形式に従って書きます。例として「拝啓」「敬具」を使用します。
- 簡潔にまとめる: 長文は避け、要点を簡潔にまとめることが大切です。用件を簡潔に伝えることが、ビジネスマナーとしても評価されます。
手書きかパソコンか
送付状も履歴書と同様に、手書きかパソコンで作成するかは応募先の文化や自分の得意な方法に応じて選びましょう。手書きの場合は、文字の丁寧さが伝わりやすく、パソコンの場合は整然とした印象を与えます。
送付状に含めるべき項目
- 自分の連絡先と日付
- 宛名（企業名、担当者名）
- 簡潔な挨拶と自己紹介
- 同封書類のリスト
- 応募理由や一言添える

これらのポイントを守って、しっかりとした送付状を作成しましょう。

郵便局での確認事項：発送前の最終チェック

履歴書を郵便で送る際には、郵便局での確認事項を怠らないようにしましょう。発送前に確認しておくべきポイントをしっかりと押さえて、確実に応募書類が届くようにします。

封筒がしっかりと封じられているか確認
履歴書を入れた封筒がしっかりと封じられているかを確認します。封をする際には、糊やテープを使ってしっかりと密封しましょう。また、剥がれにくいように封筒のふた部分をしっかりと押さえてください。
- チェックポイント: 封筒の端が浮いていないか、テープがしっかり貼られているか
切手の金額が正しいか確認
封筒の重量に応じた適切な金額の切手が貼られているか確認します。郵便局の窓口で重量を計測してもらい、不足がないように注意しましょう。不足があると、返送される可能性があります。
- チェックポイント: 切手の金額、貼り方（複数の切手がある場合のバランス）
宛名と住所の確認
封筒に記載した宛名や住所が正しいか、最後にもう一度確認します。特に、担当者名や郵便番号に誤りがないか、よく確認しましょう。
- チェックポイント: 宛名の漢字、郵便番号、住所の間違いがないか
配達方法の確認
普通郵便、速達、書留など、適切な配達方法を選んでいるか確認します。特に重要な書類であれば、追跡可能な書留や速達の利用を検討しましょう。
- チェックポイント: 配達方法の選択、料金の確認
受付証明の確認
履歴書が確実に届いたことを証明するために、受付証明や配達証明を利用するのも一つの方法です。郵便局で手続きできるので、必要に応じて利用しましょう。
- チェックポイント: 受付証明の有無、必要書類の確認