履歴書 送付状 手書きとPC、作成のポイントと具体例を解説
履歴書を送付する際、送付状を手書きにするか、それともパソコンで作成するか悩まれることって、ありませんか。応募書類に同封する送付状は、応募者の第一印象を左右するかもしれない、他の応募者との差別化できる大切にすべき書類なんです。どちらの方法が適しているのか、あなた自身や、採用担当者の状況、特性に応じた適切な判断が求められます。
そこでこの記事では、履歴書や庶務経歴書の送付状について、手書きとパソコンでの作成で迷っておられる方に、そのメリット・デメリットを通じて御本人にとって適正な方法を探していただけるよう記し、合わせてその具体的記載例も配慮しました。
ポイントを押さえて、相手に好印象を与える送付状を作成しましょう。
- 手書きとPC作成の送付状のメリットとデメリット
- 履歴書送付状を手書きにするべき場面の判断基準
- PC作成の送付状のフォーマットとフォント選びの重要性
- 手書きの送付状を美しく仕上げるためのテクニック
- 送付状作成時のマナーと注意点
送付状は手書きとパソコンどちらが適しているか
まず、送付状の作成方法ですが手書きとパソコンでの作成は、どちらが適しているかについて考えてみましょう。どちらを選ぶべきかは、あなた自身やその目的、相手への印象の与え方によって異なります。
パソコンで作成した送付状は、ビジネスシーンやスピードが重視される場面で適しています。例えば、デジタル化が進んだ現代では、迅速に文書を作成し、簡単に修正ができるパソコンの利便性が高く評価されます。
特に企業への応募や、フォーマルなやり取りが求められる場合には、パソコンで作成した送付状が一般的で手書きは稀です。整ったレイアウトや誤字脱字のない文章は、安全で相手に悪印象を与えません。
一方、手書きの送付状には、温かみや個人の真心、誠意が感じられるという特徴があります。手書きで作成された文章は、相手に対する特別な気持ちや、手間を惜しまない姿勢を示すことができます。
そのため、親しい関係や、小規模な会社への応募、伝統を重んじる企業へのアプローチには、手書きが好まれる場合があります。まとめると、送付状をどちらで作成するかは、状況や相手の特性に応じて選ぶべきです。
ただ、確認しておきたいのは、パソコンで作成したものは、当たり前すぎて実は読まれないこともあります。単なる形式だと思われがちです。そのため、良くも悪くも採用担当者の心を揺さぶることができません。
反面、手書きは無視されることはほぼありません。スルーされることなく目を通されるでしょう。あなたの印象が形成される瞬間であるかもしれません。丁寧、誠意、履歴書を送付した想いを感じてくれるかもしれません。
以下は、福岡県の労働局が作成した「送付状の具体的なフォーマットです。ワード形式なのでそのまま使えますがあっさりした内容なので、デザイン、体裁を含めて自分なりのものを作りましょう。
参考：福岡県 労働局の作成
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POINT
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手書きの送付状が評価される場面
そこで、手書きの送付状が特に評価される場面について考えてみます。現代においては、手書きの文書は少なくなってきているため、その価値が高まっているといえるのです。
まず、伝統や文化を重んじる業界や企業では、手書きの送付状が特に評価されることがあります。例えば、老舗の企業や家族経営の会社では、手書きの文字に込められた誠意や人間味が大切にされる傾向があります。そんな場面では、手書きの送付状が相手に対して強い印象を与えることができるのです。
また、応募先がクリエイティブな業界である場合、手書きの送付状は独自性をアピールする手段として有効かもしれません。特にデザインやアートに関連する職種では、手書きの通信文を見る機会が少なく、その人の個性やセンスを伝える一助となる可能性があります。
つまり、相手に自分の魅力を最大限に伝えたい場面では、手書きの送付状がプラスに働くということです。
さらに、採用担当者に対する感謝やお願いといった気持ちを伝える際に、手書きの送付状は相手の心に深く響くことが多いです。手書きには、送る側の気持ちや真心が伝わりやすく、相手に対する敬意や配慮を強く表現することができるからです。
手書きの送付状が特に評価される場面は以下の通りです。
- 伝統や文化を重んじる企業や業界
- クリエイティブ業界での独自性アピール
- 感謝や依頼の意を表す場面に有効
PC作成が手書きより適しているケース
しかし、パソコンで作成された送付状が手書きよりも適しているケースもあります。主にビジネスやプロフェッショナルなシーンにおいてドライな企業で起こります。
パソコンでの作成は、文書の整合性と正確さを保つことが容易です。特にビジネスにおいては、誤字脱字や文書のレイアウトがしっかりと整っていることが重要視されます。この点で、パソコン作成は手書きに比べて信頼性が高くなります。
パソコンでの作成は、ンプレートを利用することで、統一感のある文書を短時間で効率的に作成できると理解しています。これにより、時間と手間を大幅に削減できるため、特に忙しいビジネスマンにとっては非常に有用であるため、あえて手書きの送付状を面倒という理由で評価しないことがあります。
応募先がデジタル化に積極的な企業である場合、パソコンで上手くレイアウトされた送付状は、印象が良く、洗練された印象を与えることがで、効果的に働く可能性が高いと言えます。これにより、企業が求めるデジタルのスキルやビジネスライクといった、プロフェッショナルな姿勢を効果的にアピールすることができます。
まとめると、パソコン作成が適している主なケースは以下の通りです。
- 手書きが評価されない企業もある
- ビジネスシーンやプロフェッショナルな場面での利用
- 大量の送付状を短時間で作成する場合
- デジタル化に積極的な企業や応募先
- 洗練された送付状は採用担当者にプロフェッショナルな印象を与える
手書きとPC作成の比較
以下、手書きとPC作成の比較を簡潔にまとめました。
| 比較項目 | 手書き | PC作成 |
|---|---|---|
| 適した場面 | 個別感情や特別な気持ちを効果的に伝えたい場合 | ビジネスシーンや大量の送付状が必要な場合 |
| 温かみ・誠意 | 手書きの時間や労力や想いが伝わりやすい | デジタルで冷たい印象を与える可能性がある反面、プロフェッショナルな印象 |
| 業界・取引先 | 伝統的な業界や親密な取引先に適している | 広範囲のビジネスシーンで適している |
| 効率性 | 時間と手間がかかる | 大量作成や迅速な修正が可能 |
| レイアウト | 統一や整合性を保つのが難しい | レイアウトやフォーマットの統一が容易 |
| 修正・バージョン管理 | 修正が難しく、複数バージョンの作成が困難 | 誤字脱字の修正が簡単で、複数バージョンの作成も柔軟 |
このように、手書きとPC作成には、それぞれ異なるメリットがあります。状況や目的に応じて使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。
手書きとPC作成のどちらを選ぶかは、場面や目的に応じて使い分けることが重要です。まず、手書きが適している場面としては、個別の相手に対して感謝や特別な気持ちを伝えたい場合です。
手書きの送付状は、その書き手の時間や労力が込められているため、相手に対して温かみや誠意が伝わりやすいのです。特に、伝統的な業界や、小規模で親密な取引先には、手書きの送付状が一層の効果を発揮します。
一方で、PC作成の送付状は、ビジネスシーンで広く使われる手段として適しています。特に、大量の送付状を短期間で作成する必要がある場合や、デジタルデータで送信する場合には、PC作成が最も効率的です。
また、レイアウトの統一やフォーマットの整合性が求められるシーンでも、PC作成が適しています。PC作成では、誤字脱字が簡単に修正でき、複数のバージョンを作成する際にも柔軟に対応できるため、非常に実用的です。
このように、手書きとPC作成にはそれぞれの強みがあります。
手書きは想いや人間性を表現しやすく、PC作成は効率性とプロフェッショナリズムを重視する場面に適しています。状況や相手に応じて、これらの手段を使い分けることで、効果的なコミュニケーションが図れるでしょう。
提案（結論）
つまりは、双方ともに有用という訳です。
それなら折衷案として、どうしても手書きが良いと思われる場合は除いて、本文（本体）をパソコンで作成し、最後の部分に挨拶（お願い）とサイン（名前）を手書きで入れてはいかがでしょうか。
送付状の本体をパソコンで作成、プリントアウト。その後、自筆で「よろしくお願いいたします。○○○〇（名前）」と言う具合に記せば、ビジネスライクな中に温かみを表現できるのではないでしょうか？！
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ポイント！ なぜ？こんな面倒なことを記事にしたのか？ それは、他の応募者との差をつけるためです。これは送付状を作ることが目的ではなく、いかにして他の応募者と差をつけることができるかと言う問題だからです。 それにはやはり手書きと言うのは有効だと思うのです。私たちも実際に目が留まるからです。いかにわざとらしくなく目立つか！それが応募種類の中身以外での隠れた極意です |
ポイントをまとめると、以下の通りです。
- 手書きは、個別の感謝や特別な気持ちを伝えたい場合に適している
- PC作成は、ビジネスシーンや大量作成が必要な場合に適している
- 状況に応じて手書きとPC作成を使い分けることが重要
- 折衷案、本体をPCで作成し、最後の挨拶とサインを自筆で添える
- 応募書類は目立ってなんぼ！目にとまることが必要！
送付状の具体的な書き方
ここでは一般的な送付状の具体的な形式を記します。
ビジネス文書や応募書類に同封する文書の一部であり、相手に対する丁寧な印象を与えるための重要な要素です。ここでは、送付状を作成する際の具体的な書き方について解説します。
1. ヘッダー部分の書き方
まず、送付状の上部には、先方の情報を記載します。この情報には、以下の内容を含めるのが一般的です。
送付状の宛名を記載します。宛名部分は左揃えで、以下の順に記載します。
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例:
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株式会社〇〇〇人事部〇〇 〇〇様 |
担当者名が不明な場合は、「ご担当者様」と記載しても問題ありませんが、可能であれば具体的な担当者名を記載する方が望ましいです。
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これらの情報は、送付状の左上の宛名の右下に揃えて記載することが一般的です。
例.
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2. 宛名部分の書き方
次に、差出人の情報を記載します。この情報には、以下の内容を含めるのが一般的です。
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これらの情報は、送付状の宛名の右下に揃えて記載することが一般的です。
3. 挨拶文と概要
送付状の本文は、まず挨拶文から始めます。通常、時候の挨拶やお世話になっている旨を簡潔に記載します。その後、送付の目的や同封物の概要を述べます。
例:
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拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 |
4. 送付物の一覧
送付物の内容を箇条書きで示します。送付状に同封する書類や資料の名称と、その簡単な説明を含めると良いでしょう。
例:
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記.
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「記」と記載した後、箇条書きで書類の名称を列挙します。すべての項目を記載し終わったら、最後に「以上」と締めくくります。
5. 結びの挨拶
最後に、締めくくりの挨拶を記載します。送付状を受け取る相手に感謝の意を示し、今後の対応をお願いする内容が一般的です。
例:
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以上、よろしくお願い申し上げます。 敬具 |
6. 署名(手書き可）
送付状の最後には、差出人の署名を記載します。
この部分を開けてプリントアウトし、手書きで名前を記載するという方法もあります。簡単な挨拶「よろしくお願いいたします。」も併せて記しても良いでしょう。
自分がどのように見られたいか、相手先企業の特徴などで使分けてください。PCで作成する場合でも、手書きの署名を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。他の応募者より加点させたい場合に有効です。
もし手書きが難しい場合は、PC上で作成した署名でも問題ありません。
送付状の具体的な流れ
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これらのポイントを押さえて作成することで、相手に好印象を与える送付状が完成します。
送付状を手書きする場合の注意点
手書きで送付状を作成する場合には、いくつかの注意点があります。まず、文字の美しさと読みやすさが重要です。手書きの文字が読みにくい場合、せっかくの送付状が相手に伝わらない可能性があります。そのため、書き慣れていない方や、字があまりきれいでないと感じる場合は、丁寧に書くことを心がけるべきです。
次に、インクの選び方にも注意が必要です。一般的には黒のインクが好まれますが、万年筆やペンの種類によってはにじみやすいものもあります。そのため、送付状を書く前にインクが紙に適しているか確認することが大切です。また、修正液や修正ペンは避けるべきです。修正跡があると、相手に対して不注意な印象を与える可能性があるため、ミスをしないように慎重に書くことが求められます。
さらに、送付状の内容には誠意が伝わるように工夫が必要です。手書きであるからこそ、簡潔でありながら心を込めた表現を心がけましょう。また、手書きの特徴を活かし、個人的なエピソードや相手への感謝の気持ちを具体的に盛り込むと良いでしょう。
要点を整理すると、手書き送付状の注意点は以下の通りです。
- 文字は丁寧で読みやすく書く
- 適切なインクを選び、修正液は使用しない
- 簡潔で心のこもった内容を心がける
これらのポイントを押さえることで、手書きの送付状が相手にとってより印象深いものになるでしょう。
手書きの文字が美しく見えるテクニック
手書きの文字を美しく見せるためには、いくつかの簡単なテクニックを活用することが効果的です。まず、適切な筆記具を選ぶことが重要です。ペンの太さやインクの色によって、文字の印象は大きく変わります。一般的には、0.5mm程度の細いペンを使うと、繊細で読みやすい文字が書けます。また、黒やダークブルーなどの落ち着いた色のインクが、公式文書には最適です。
次に、文字を書く際の姿勢にも気を配りましょう。背筋を伸ばし、紙に対して手を安定させて書くことで、文字がぶれず、均一な太さで美しく仕上がります。また、書くスピードも重要です。急いで書くとどうしても字が乱れるため、ゆっくりと丁寧に書くことを意識してください。
もう一つのテクニックとして、文字の間隔を均一に保つことが挙げられます。文字と文字、行と行の間隔を意識して均等にすることで、全体のバランスが整い、読みやすさが向上します。特に、縦書きの場合は、文字の垂直ラインが揃うように注意すると、より美しい印象を与えます。
最後に、練習の重要性を忘れてはいけません。特に、特定の文字や文体を美しく書く練習を繰り返すことで、自然に美しい文字を書くことができるようになります。下書きをする際には、ガイドラインを薄く引いておくと、均一な高さで文字を書けるのでおすすめです。
まとめると、手書きの文字を美しく見せるためのテクニックは以下の通りです。
- 適切な筆記具を選ぶ
- 姿勢を正して安定させる
- ゆっくりと丁寧に書く
- 文字や行間を均等に保つ
- 定期的に練習する
手書きの送付状に必要な道具
手書きの送付状を作成する際には、いくつかの基本的な道具が必要です。まず、最も重要なのは質の良い筆記具です。一般的には、万年筆やボールペンが適していますが、特に公式な文書には万年筆が好まれます。万年筆は、インクの濃淡や筆圧によって文字に独特の風合いを出すことができるため、手書きの魅力を最大限に引き出せます。
次に必要なのは、上質な紙です。手触りが良く、インクのにじみが少ない紙を選ぶことがポイントです。和紙や高級な便箋を使うと、手書き文字の美しさが一層際立ちます。また、紙の色は白やアイボリーなどのシンプルなものが、公式な場面では適切です。
また、定規やガイドラインを引くための鉛筆も用意すると便利です。特に文字の間隔を均一に保ちたい場合には、鉛筆で薄くガイドラインを引いておくと、文字の配置が整い、美しい仕上がりになります。もちろん、ガイドラインは書き終えた後に消すことが前提です。
さらに、消しゴムも欠かせない道具です。万が一、ガイドラインや鉛筆での下書きが残ってしまった場合でも、綺麗に消すことができるので、仕上がりが一段と向上します。消しゴムは、紙を傷めない柔らかいタイプを選ぶと良いでしょう。
まとめると、手書きの送付状に必要な道具は以下の通りです。
- 万年筆またはボールペン
- 上質な紙（和紙や高級便箋）
- 鉛筆と消しゴム
- 定規（ガイドライン引き用）
履歴書の送付状をPCで作成する基本的な書き方とコツ
送付状をPCで作成する際の基本的なポイント
送付状をPCで作成する際には、いくつかの基本的なポイントを押さえておくことが重要です。まず、フォーマットを整えることから始めましょう。文書全体のレイアウトが見やすく、バランスが取れていることが、相手に与える印象を大きく左右します。特に、フォントの選び方は重要で、読みやすく、かつビジネスにふさわしいフォントを使用することが求められます。明朝体やゴシック体などの標準的なフォントが無難です。
次に、文章の内容にも注意が必要です。PC作成の場合、手書きに比べて相手に対する温かみが伝わりにくいことがあります。そのため、文章の表現には特に気を使い、丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけましょう。また、誤字脱字がないように、作成後に必ず見直しを行うことが大切です。
さらに、署名や捺印の扱いにも注意しましょう。PCで作成した送付状の場合、最後に手書きの署名や印鑑を加えると、手書きの温かみを補完し、より信頼感を与えることができます。もし電子署名を使う場合でも、署名欄をしっかり設けて、文書全体の整合性を保つことが重要です。
最後に、送付方法にも気を配りましょう。郵送する場合は、送付状と一緒に入れる書類との間にクリアファイルを挟むと、送付状が折れたり汚れたりするのを防げます。電子メールで送る場合には、PDF形式に変換して添付することで、レイアウトが崩れるのを防ぐことができます。
ポイントをまとめると、PCで送付状を作成する際に気をつけるべき点は以下の通りです。
- フォーマットを整える（フォント、レイアウト）
- 丁寧で礼儀正しい文章表現
- 署名や捺印の追加
- 送付方法に注意（クリアファイルやPDF添付など）
PCで作成する際のフォーマットとフォント選びの重要性
PCで送付状を作成する際には、フォーマットとフォントの選び方が非常に重要です。これらは、文書全体の印象を左右し、相手にプロフェッショナルな印象を与える要素となります。
まず、フォーマットについてですが、送付状はビジネス文書の一部として見なされるため、レイアウトが整っていることが求められます。適切な余白を確保し、本文は左揃えを基本に、行間を適度に取ることで、読みやすさを向上させます。ヘッダー部分に差出人情報を含め、その下に日付、さらにその下に宛名といった順序で配置することで、視覚的に整理された印象を与えます。
フォント選びも重要です。フォントは文書のトーンや印象に大きな影響を与えます。明朝体やゴシック体など、ビジネス文書にふさわしい標準的なフォントを選ぶことが無難です。これらのフォントは、読みやすく、かつフォーマルな印象を持たせることができるため、送付状の目的に適しています。また、フォントサイズは10.5～12ポイントを目安に設定すると、読みやすさが確保されます。装飾的なフォントやカジュアルなフォントは避け、信頼性やフォーマルさを意識した選択を心がけましょう。
さらに、強調したい箇所にはボールドやイタリックを使用することで、視覚的なメリハリをつけることができます。ただし、過度な強調は文書全体のバランスを崩すため、必要最低限に留めることが重要です。
まとめると、PCで送付状を作成する際のフォーマットとフォント選びのポイントは以下の通りです。
レイアウトは整理されたフォーマットを心がける
明朝体やゴシック体などの標準的なフォントを使用
フォントサイズは10.5～12ポイントを基準にする
強調は控えめにし、全体のバランスを重視する
PC作成の送付状で気を付けるべきマナーと注意点
PCで送付状を作成する際には、いくつかのマナーと注意点に気を配る必要があります。まず第一に、誤字脱字の確認は欠かせません。PCで作成した文書は、手書きに比べて修正が容易である反面、細かなミスが発生しやすいです。誤字脱字があると、相手に対する配慮が不足していると受け取られる可能性があるため、文書を送付する前に必ず校正を行いましょう。
次に、言葉遣いにも注意が必要です。手書きの場合は自然な感情が伝わりやすい一方、PCで作成した文書は冷たく感じられることがあります。そのため、敬語や丁寧語を適切に使い、相手に対する敬意を示すことが重要です。また、過度にビジネスライクな表現は避け、読み手に心地よく伝わるような柔らかな表現を心がけましょう。
さらに、署名や捺印の扱いも重要です。PCで作成した送付状であっても、最後に手書きの署名を加えることで、文書に温かみを持たせることができます。もし電子署名を使用する場合でも、文書全体が形式的に感じられないように配慮することが大切です。
最後に、送付方法についても注意が必要です。送付状をメールで送る場合は、PDF形式に変換して送付することで、レイアウトが崩れるのを防ぐことができます。また、紙媒体で送る際は、送付状が折れたり汚れたりしないよう、適切な封筒やクリアファイルを使用すると良いでしょう。
ポイントをまとめると、PC作成の送付状で気を付けるべき点は以下の通りです。
誤字脱字の確認を徹底する
敬語や丁寧語を使い、相手に敬意を示す
署名や捺印で温かみを加える
送付方法に注意し、レイアウト崩れや汚れを防ぐ
まとめ・履歴書 送付状 手書き
- 送付状は手書きとPC作成のどちらかを選ぶべき
- パソコン作成はビジネスシーンで適している
- 手書きの送付状は温かみや誠意を伝える手段となる
- 企業や場面によって手書きが評価されることがある
- パソコン作成は誤字脱字の修正が容易で効率的
- 伝統を重んじる企業には手書きが好まれる傾向がある
- 手書きの送付状は個人やクリエイティブ業界で効果的
- 大量の送付状作成にはパソコンが適している
- 送付状の書き方にはフォーマットとレイアウトが重要
- フォント選びは明朝体やゴシック体が無難
- 手書きには万年筆や上質な紙が必要
- 署名は手書きで行うと温かみが加わる
- パソコン作成の送付状はPDF形式で送るのが望ましい
- 手書きの送付状は誠意が伝わる内容にすることが重要
- 手書きとPC作成は状況に応じて使い分ける必要がある
参照
参考：福岡県 労働局の作成
